経理未経験者がクラウド会計で自ら経理してはいけない本当の理由

 

経理の知識は全くないですが、クラウド会計を使えば、確定申告は自分でできますか?

間違ったものが出来ます。クラウド会計は全自動で作ってくれません。

クラウド会計で経理の自動化は可能か?

 

クラウド会計の発展により、起業後クラウド会計で自ら経理業務をする人が増えたと思います。

 

誰でも出来る、ワンクリックで出来る、AIにより自動仕訳が可能など経理の素人には居心地の良い言葉が並んでいますから、そりゃ使いたくなりますね。

 

その言葉の通りに出来るかどうかは、使い手の能力次第ということですが、難しいことを言い始めたら誰も使わなくなるので、使い手にとって都合の悪い広告はありません。

 

税理士の立場からすると「経理の素人」がクラウド会計を使ったら自動で正しい帳簿が仕上がるわけがない、という答えが導き出されます。だけど、そんなこと言い始めたら誰もクラウド会計を購入しなくなるじゃないですか。

 

厳しいことを言われるより、甘い言葉を聞き入れたほうが気は楽ですし、クラウド会計で帳簿作ってやったぜ!という優越感にも浸れるので、やはり甘い言葉は好かれます。

 

この質問に答えられますか?

 

■売上はいつ計上されるのか?

■商品を仕入して売れていないものはどうしたらいい?

■給料は払った時に経費にするので合っている?

■国民年金と国民健康保険は経費になる?

■経費になるものとならないものの境界線はどこ?

 

このような質問に瞬時に答えられて、どのような仕訳をすればいいのか分かる人は、クラウド会計で自動化を進められる人だと思います。

 

自信をもって自分で記帳し、自分で確定申告されると良いでしょう。

 

この質問に答えられない人は、クラウド会計で正確に記帳は出来ない人です。

 

クラウド会計と連携した通帳やクレジットカードは自動で会計ソフトに取り込まれているとは思いますが、何も考えずに取り込まれただけ。クラウド会計側も一般的な仕訳はするでしょうが、あくまで一般的です。

 

貸借対照表を見て下さい。

 

■貸借対照表って何?

■どこで見れるの?

■現金残高が異常に大きい、またはマイナスになっている

■未払金勘定が異常に大きい

 

などの現象が起きているはずです。このような人たちは、間違いだらけの経理をしていると認識してください。クラウド会計がAIの力があるとは言えど、残念ながら経理というのはそんなに単純なものではありません。

 

 

経理は間違っても大丈夫なのか?

 

自分でクラウド会計を使って確定申告をしたけど「税務署からは何も言われたことがないぞ!」と言われる方がいます。

税務署は何もいってこないから大丈夫だ!?私は間違っていない!?

自分で経理をして間違ってはいるかもしれないが、税務署が何も言わないから大丈夫、だと言いたいそうです。

 

これは何が起きているか考えてみましょう。

 

まず、所得税や法人税は申告納税方式が採用されています。自分で納める税金を”自分で”計算して納税するという方式です。

 

このような形式をとっているため、まず誰が作ったものであっても提出した確定申告は受理され、納税も受理されます。

 

例えば、本当は100の納税で良かったのに、150と計算してしまって納税したとしましょう。

 

税務署はどうすると思いますか?結論、何もしません。

 

親切に、100が正しいから、納めすぎた50を返しますね!♥なんてしません。

 

返して欲しかったら、自分で返してもらう手続きをして下さい。という他人事です。

君が損をしていても、気にしません。君の責任ですから。

逆に、本当は100の納税なのに、50しか納めなかった場合を考えてみましょう。

 

この場合でも「税務署が何もいってこない」ということは、多くあると想定されます。

 

これは、本当に気が付いていない場合と、気が付いているけど調査する価値のない人と認識されている場合があります。

儲からない奴を相手に商売などしない。

気が付いているけど、調査する価値のない人とは、どういうことかと言うと、税務署も職員の時間を使って調査・徴収するわけですから、費用対効果を考えると思います。つまり、税務署から見て費用対効果が悪い相手だということです。

 

批判を承知で言えば、たいして儲かっていないビジネスだから、調査にいっても大して追徴課税がとれない。だから調査する価値がないということです。

 

同じ時間を使うなら、たくさんのお金を払ってくれる人と付き合いたい感情は分かりますよね?それと同じ感情を持たれているということです。あなたと付き合っても儲からないと。

 

だから「税務署からは何も言われたことがないぞ!」と言う人の一定数は「大したビジネスをしていないので、行かないだけです」という回答になります。

 

 

税務調査に来ないのか?

 

ここまで言うと、クラウド会計で適当に経理して、適当に確定申告すれば良いという結論になります。

 

ただですね、上記のような人でも税務調査には来るんです。

 

「何で私のようなところに税務調査が来るんですか…」と私たちに言われる納税者の方たちがいます。売上が少なくても利益が少なくても調査に来る可能性はあります。

なんで私なんかのところに来るんだよ!他にいくところあるだろ!​​​​​​

何故来るのか考えてみましょう。

 

まず、規模がそこそこデカい!自分で経理している方でも、売上が5000万円超え、1億円超えなんて方もいます。そこそこの利益になりますから、当然調査の対象としては見られるでしょう。これは難しい話ではありません。

 

次に、小規模なのに調査に来た場合もあります。これは複数の理由が考えられます。

 

同業他社や身内からの密告です。適当に申告している、脱税していることをよく思わない人もいますし、あなたのことが嫌いな人もいます。そのような人が税務署に密告するわけです。

 

税務署のホームページには密告するための報告フォームまであります。従業員、経理担当者、得意先、取引先を大事にしていますか?密告は多いと聞きます。人間の妬みひがみの感情はとても強力ですから、いつも周囲を大事にしていないと、いつ足元をすくわれるか分かりません。

 

取引先の税務調査から判明することがあります。税務調査が行われると自社の帳簿のチェックをしつつ、取引先の取引データを吸い上げていきます。会計帳簿には色んな情報があふれていますから、それを集計していくと、誰かの売上額が分かったり、そもそも申告していないことが分かったりします。

 

もし、自分が取引している会社に税務調査が入ったら?大丈夫ですか?あなたの取引履歴は税務署が情報として取得しています。

 

提出した確定申告書から脱税が推測されることがあります。帳簿を見ると、売上を抜いていないか?と想像できるときがあります。さらに家族構成、子供が通っている学校など、家庭環境も考慮すれば、人が生活するのに必要な給料や利益額が見えてきます。それなのに、そういう帳簿になっていなかったら?

 

お金はどこからやってきたのか知りたくなりますよね。まぁ、まず預金口座はチェックしたくなります。子供の口座に預けてあるから大丈夫?うん、そんなことは税務署も分かっているので、家族分くらい調べますよ。

 

税務署が自主的に資料せんを集めている場合もあります。税務署から「おたずね文書」が送られてきた経験のある人もいるでしょう。外注先や交際費の取引内容を提出するようにお願いしている文書です。誰にいついくら支払ったか教えて下さい、と聞いてくるわけですが、聞かれた側としては当然払っているわけですから、正直に報告しても問題ありません。事実ですから。あなたがその取引先の外注先だったら?あなたの取引データは既に税務署にあります。売上を除外してもバレます。

 

時期によって調査に入られやすい規模・業種などがあります。そのタイミングで入られる可能性もあります。

 

その他の理由もありますが、少なくとも、私たち税理士の元には、色々な理由で税務調査が入った人たちからの問い合わせがあります。

売上が100万円未満なのに問い合わせがあった人、自分の取引先が不正を犯していて、その流れで自分にも調査が入った人、バレないはずの現金売上を除外していて調査が入った人。

お前の手口は既にバレている。覚悟しろ。

酷い時は、脱税して貯めたお金以上の税金を課せられます。

 

税務調査が入った場合には、対応しますので、お問合わせください。

 

 

それでも自分で経理をすればいいのか?

 

売上も殆どなく、税金も大したことないし、税理士に頼むのもお金がもったいない。気持ちはよくわかります。

 

このような人たちはどうするか。

 

2つのパターンに分けて考えてみます。

 

①成長する意識はない。現状維持で大丈夫な人

②ビジネスをより良くしたい人

 

どちらかの考えを持っているかによって答えが変わります。

 

①成長する意識はない。現状維持で大丈夫な人

 

自分で確定申告をすることを考えて下さい。税理士に依頼しなくても良いです。

 

毎年、同じような売上になるでしょうし、利益も同じ。取引内容もいつも同じでしょうし、家族以外の従業員もいないと思います。

 

仮に何かあったとしても家族内で解決できることばかり。

 

仮に税務調査が入って追加で税金が課されるとしても、元々の規模感も小さいから納税額も大きくならないし、家族の中にお金の管理がしっかり出来る人がいれば、蓄えがあるでしょうから問題なし。

 

他人に迷惑もかからないですし、自分でされると良いと思います。

 

②ビジネスをより良くしたい人

 

ビジネスを始める初期段階から専門家を味方につけた方が良い。

 

顧問税理士との契約を考えるべきです。場合によっては、弁護士、社会保険労務士の他、様々な分野の専門家との契約を検討すべきです。

 

ビジネスを始めると法律の壁にあたります。その壁を一緒に乗り越えてくれるのが専門家です。自分でやると1週間かかっていたものを、5分で解決してくれる場合もあります。

 

お金で知識と時間を瞬間的に手に入れることが出来る。これが専門家の価値です。

 

ビジネスをより良くしていきたい人は、得意先に良い商品・サービスを提供したいと思っているでしょうし、外注先にも良くなって欲しいと思っているでしょうし、一緒に働いてくれる従業員さんたちにも良い待遇を提供したいと思っているでしょう。もちろん自分自身もより豊かになりたいと望んでいる。

 

そう思っている人が自分ではなくても出来るようなことを大切な時間を使って、ちまちまやるわけにはいきません。

 

専門家に払う数万円程度の報酬も払えないようなビジネスで、良い商品・サービスの提供など出来ませんし、従業員に良い待遇も提供出来ません。

 

深夜に大量の領収書を並べ「これで合っているのかなぁ」「これで良いのかなぁ」と不安を抱えながらクラウド会計に数字を打ち込む。あっているか間違っているかの判断さえつかないことを、時間を使って繰り返す。

 

この経営者は儲かっていると思いますか?

この経営者の元で働きたいと思いますか?

 

この時間に得意先にお礼の手紙を書く、経営上の無駄がないかの検証、新しい市場の開拓、効率化できるところはないか、商品やサービスを良くすることは出来ないか、価格は今のままでいいか、従業員で困っている人はいないか、未来のために優秀な人材を探してくる、など、未来のための戦略を練る時間にしなければいけません。

 

これは経営者に課せられた経営者にしかできない仕事です。その時間を絶対に、絶対にとらなければいけません。

 

領収書を見て「勘定科目は消耗品費であっているのかな」なんてやっている場合ではありません。とにかく忙しい経営者にそんな時間などあるわけがありません。よく分からないままクラウド会計に打ち込んだ数字に一体何の意味があるというのですか。誰のためにやっているのでしょうか。

 

あなたは稼ぐと決めて起業した、サラリーマンでは出来なかった価値を提供するために起業した、大きなことを成し遂げると決めて起業した。

 

その想いに一点集中すべきで、クラウド会計に入力などという無駄な時間を割くべきではない。

 

 

経理は知らなくてもいいのか

 

成長する起業家はクラウド会計に自分で入力すべきではない。

これが答えですが、では起業家は経理を知らなくてもいいのか?

 

と聞かれると、NO!と答えます。

 

起業のステージで言えば、起業当初は知らなくてもいい。

 

起業当初はお金が回っていることが大事。稼ぐために必要なお金があればいい。だから、経理が大事ではなく、資金調達が大事になってきます。起業当初いくらお金が必要なのか?ここが大事。

 

売上が伸び、安定してきた時には、次の投資が待っています。

 

投資をするのかしないのかも含めて判断が必要になってきますが、このステージになると、経理は知っておいたほうがいい。

 

経理というより決算書を読めるようになった方がいい。税理士との会話でも、理解が出来る程度の知識はあると良い。税理士は判断するための材料は提供できますが、決断は出来ません。決断をするのは経営者。

 

「そんなはずはない。利益はもっと出ているはずだ。税理士が間違っている!」

「キャッシュが不足しているなんてあり得ない。利益は出ている!」

「税理士の作るものに意味などない。使えない数字ばかり」

 

と思ったことがある経営者はいると思います。

 

決算書が作れなくても、決算書がどのように出来ているのかは理解したい。そうすれば税理士から伝えられる言葉の一つ一つに意味を見出せます。

 

成長する起業家は、成長の階段をのぼる過程で経理の中を知っていく作業が必要になります。

 

仕訳が出来なくてもいい、会計ソフトに入力できなくてもいい、でも出来た決算書が意味しているものを理解できるようにする、ということです。

 

その目的さえはっきりしていれば、まず自分でクラウド会計に入力してみて、仕組みが分かった段階で税理士にお願いするというのはとても良い判断だと言えます。

 

 

税理士に頼んだ先に待っているもの

 

成長する起業家は、起業段階で早めに税理士に経理を丸投げすべきです。

 

クラウド会計の良いところはリアルタイムで試算表や決算書を確認できることです。発想を変えて、税理士にクラウド会計での経理をお願いすればいいです。

 

そうすれば、経営者であるあなたは出来た試算表を見ることに専念できる。多くの起業家は試算表を作成することに時間を使っていますので、その先を行くことができます。

 

作成することには、多くの意味はありませんし、専門的な知識が必要のため、満足のいくものを作るためには、「多くの学習」と「二度と戻ってこない時間」が必要です。

 

だから、税理士に任せる。

 

税理士に任せると

 

■領収書等を整理して、税理士に提供すると試算表が仕上がる

■クラウド会計でリアルタイムにつながるため、いつでも好きな時に数字の確認が可能

■同じ会計データを共有しながら、打ち合わせが可能

 

そして、

 

■経理という時間を要する作業から解放される

■仕訳で悩むことはなくなり、税理士から来る質問に答えるだけ

■数字を確認する習慣をつけることで、経営判断材料を手に入れることが可能

 

となります。

 

起業当初は、丸投げすると時間が生まれる。これが一番の効果かと思います。

 

そして、経営者の見えないところで今施すべき税務ポジションを考えて実行してくれます。これは見えない部分になりますが、ある程度任せてしまっても良いかと思います。

 

成長すると、時間が生まれる効果の他に、経営判断をするための材料が手に入る効果が出てきます。

 

起業当初から付き合いのある税理士だと数字をずっと追ってきていますし、経営者の考え方なども把握しているため、「先生どう思う?」というようなざっくりとした質問にも数字がベースとなりますが、的確な返事が返ってくるようになります。

 

要は経営者の参謀としての存在に変わってきます。

 

さらに成長が進み経理業務も内製化するようになると、今度は税理士側が経理業務の内製化のサポートに入ります。

 

規模が大きくなり取引も複雑、量も増えてくると税理士に外注するのが難しくなってくる場合があります。その場合は、社内に経理の仕組みを作ることになります。かといって、突然経理の仕組みを作るといっても出来ませんから、そこに税理士が介入します。

 

このように税理士は経営者のステージに合わせて役割が変わります。

 

 

税理士に依頼するときの注意点

 

ただし、注意点があります。

 

税理士に経理をお願いする場合でも、完全に全自動ということにはいきません。

 

■毎月必ず資料を用意する

■自分の想いを整理に反映させる

■質問があったら答える

 

この3つのことを守ると、税理士を上手に使うことが出来ます。

 

■毎月必ず資料を用意する

 

「毎月必ず資料を用意する」とはどういうことかと言うと、毎月資料を用意することで、税理士側が会社の状況を常に把握することが出来るようになり、相談があった時にすぐに判断出来るようになります。

 

これが半年に1回、1年に1回しか数字を見ていない場合は、正直相談に乗ることは難しくなります。一般的な回答は可能ですが、あなたの会社に合わせた回答は難しいです。

 

起業当初は経営者にとったら、税理士に経営相談することは少ないかもしれませんが、ビジネスが成長するにつれて相談する内容が変わってきます。その時のために最初から毎月数字を確認する癖をつけるという意味でも重要です。

 

■自分の想いを整理に反映させる

 

次に「自分の想いを整理に反映させる」とはどういうことかというと、我々税理士は他人の財布の中身を覗かせてもらう立場です。しかし、その全ての取引をデータや書類だけで判断することは出来ないため情報が必要になります。

 

仕訳というのは領収書があれば出来るわけではないのです。

 

飲食があったとしても、それが会議費なのか交際費なのか福利厚生費なのか判断が付きません。雑貨を購入しても、自社で使うものなのか贈答用のものなのかは判断つきません。

 

そのため、会社側で適切に整理されていないものは、税理士側としては推測でやるしかなくなり、数字の作成が曖昧なものになります。

 

起業当初はそれでも問題は大きくありません。多くの経費を使うわけではないですし、経費は起業家自身が使うものが大半ですので、感覚的に分かります。

 

会社が大きくなり、売上を上げる人、経費を使う人が自分だけではなくなった場合に、数字を適切に記録しないと会社に何が起きているのかを判断することが出来なくなります。もし、起業後、他人を雇用する意思のある人は、起業当初から自分の想いを数字に反映させておくと良いのです。会社が大きくなって経費精算に自分が関わらなくなっても、数字に自分の意思が反映され続けます。そして、それを税理士と共有するのです。

 

■質問があったら答える

 

最後に質問があったら答える、についてです。

質問されたら答えるというのは当たり前のことなのですが、起業家は忙しいですし、経理のことは後回しであることが多いです。それは我々税理士も認識しています。

 

ただ、税理士に経理業務の一部をアウトソーシングしているわけです。仮に社内で経理業務をやるとします。小さい会社で社長の決済がないと業務が進まないことは理解できると思います。

 

社長の決済が下りない業務は基本的には後回しにして次の仕事へ取り掛かります。仮に1週間後に返事が返ってきたとしても、その時には別の経理業務をやっていますから、そちらが優先になります。そして、社長が知りたい時に、社長の知りたもの出来上がっていないという状況になります。これは社長の望んでいることでもないし、税理士側が望んでいることでもありません。

 

我々も社長に聞かないと分からないことは必ず出てきます。可能な限り聞かなくても良い様には努力しますが、一部は確認事項が出てきます。

 

社内の仕事は社長が指示しないと進まないのと同じように、外部に委託した仕事も社長の指示がないと進まないのです。起業家は兎に角、忙しいのです。

 

成長する起業家は、「社長の指示」を誰かに託していきます。託す前に、税理士と密に連携し、自分の想いを毎月数字に反映させる習慣をつける。

 

これが勝てる起業家です。

 

 


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